How to: Booking

Hvordan skaffer man seg spilleoppdrag og hva bør man si? Vi går igjennom hva som er vanlig og gir deg noen tips.

Innhold

«Booking» betyr å skaffe seg spilleoppdrag – og er noe alle utøvere har et forhold til. Dette gjøres enten ved å overbevise en arrangør om å booke deg, eller ved å sette opp egne konserter der du selv er arrangør. I denne teksten går vi igjennom hva du bør forberede før du booker, hva du bør skrive i epostene dine og hva du bør forvente.

Før du begynner med booking, anbefaler vi at du har satt opp en god EPK – les mer om dette i lenke til EPK-ressursdokument. Med en god EPK får du samlet den viktigste infoen om deg på en ryddig måte, noe som gjør at du både framstår bedre og den som vurderer deg har alt h*n trenger lett tilgjengelig. Den viktigste delen av booking er å gjøre godt forarbeid, ved å skaffe deg en oversikt over hvilke konsertlokaler eller arrangører du vil spille, og navn og kontaktinfo på booking-ansvarlige der. 

Forarbeid

Før du kan starte med selve booking-prosessen, må du gjøre det viktigste arbeidet: forarbeidet. Dette går ut på å skaffe seg oversikt over hvor du vil spille og å finne riktig kontaktinfo til de som er ansvarlig for booking på de stedene. Det kan være lurt å lage seg en egen oversikt i et Excel-ark eller Google Sheets-dokument, med info om: Navn på spillested/arrangør; hvilken by de er i; navn på kontaktperson; epost-adresse og telefonnummer til kontaktperson; status (skal kontakte / er kontaktet osv.). Om du er usikker på hvilke konsertlokaler som finnes? Ta kontakt med oss så hjelper vi deg!

Det er også viktig at du finner ut om du og musikken din passer mottakeren. En flamenco-gruppe blir antagelig ikke booket til en metall-festival, og en hiphop-duo blir antagelig ikke booket til et konsertsted for jazz.

Tips: Er du usikker på hvor du bør spille?
Sjekk ut band eller artister som er lik deg i sjanger og hvor mange publikummere de trekker, og sjekk ut hvor de spilte sine forrige konserter! 

Mange konsertsteder og arrangører har også kalendere på nett over arrangementene sine. Det er lurt å sjekke disse før du henvender deg, slik at du vet om datoen/perioden du har lyst til å spille er ledig i det hele tatt!

Og sist, men ikke minst: vær ute i god tid!
Konsertlokaler booker ofte mange måneder i forveien, og arrangører booker ofte minst et halvår i forveien. Om du vil spille på et konsertlokale bør du være 3 måneder i forkant, og for festivaler bør du tenke 9 måneder fram i tid. Dette er en god rettesnor å ta utgangspunkt i. Det kan godt hende du kan booke kortere tid i forveien, men da kan du ikke forvente at det er ledige datoer.

“Musikken din skal selges til booker. Jeg skal ha lyst til å booke dere. Hva gjør deres musikk verdt en tur på konsert?”

Hvordan skrive en god booking-henvendelse?

Når du har gjort unna forarbeidet og har oversikt over hvor og når du ønsker å spille, og hvem du skal kontakte, begynner selve bookingen. Når du skriver en epost til booking-ansvarlige, er det mange ting å tenke på. Her går vi igjennom det viktigste:

1 – Forstå mottakeren

Det er fort gjort å fokusere på seg selv når man jobber med egen booking, men det viktigste er å faktisk tenke på mottakeren: hvordan ser henvendelsen ut for mottakeren? Kommer det tydelig fram hvem du er og hva du vil? Virker du troverdig?

Det viktigste i en henvendelse er derfor å svare på disse spørsmålene i starten av eposten:
Hvem er du/dere? Hva vil du? Når vil du at det skal skje?
Etter dét kommer du med hovedpoenget: Hvorfor skal de booke deg/dere? 

2 – Vær kortfattet og tydelig = Show, don’t tell 

Det frister å skrive mye i slike eposter, for å presentere seg selv, musikken og høydepunktene sine – men du må huske på at du ikke er det eneste som sender slike eposter. Booking-ansvarlige mottar mange eposter med mye tekst fra mange folk, så det gjelder å være både kortfattet og tydelig i språket. Kom til poenget!

3 – Språk!

Selv om de aller fleste i Norge forstår engelsk, er vi generelt mer fortrolige med å få eposter på norsk. Om du kan skrive på norsk, anbefaler vi deg å skrive på norsk. Riktig grammatikk og rettskriving er viktig for å bli vurdert som en seriøs person. Er du usikker på om du har skrevet et ord eller bøyd et verb riktig, så bør du dobbeltsjekke med en ordbok. Få også gjerne en venn som er god i norsk til å lese gjennom eposten din.

Unngå også å skrive med spesielle skrifttyper og STORE BOKSTAVER. Dette gjør bare eposten din vanskeligere å lese.

Epostens deler

Emnefelt
Det er fort å glemme, men emnefeltet er faktisk det første mottakeren ser. Derfor er det viktig å beskrive hva eposten gjelder, slik at du ikke havner rett i søppelkurva. Oppsummer poenget med eposten: Ditt/Gruppens navn + konsert + mottakerens navn + dato

Eksempel: Three Brothers Band release-turné – til Hula Scene i april?
Dårlig eksempel: Hei

Teksten
I selve teksten er det lurt å tenke at eposten er delt inn i avsnitt med hver sin funksjon:

  1. En intro der du presenterer hvem du er, hva du vil og hvilken tidsperiode du snakker om
  2. En midtdel der du forklarer hvem du/gruppa er og hva høydepunktene deres er (nytt album; turné; gode anmeldelser osv.) + lenke til pressepakke
  3. Avsluttende del der du kort summerer opp hvorfor du og mottakeren er en god match og hvilken tidsperiode dette gjelder. Avslutt vennlig, gjerne med en setning der du takker for oppmerksomheten. Til slutt kommer signaturen din (se under).

Vedlegg
Kort sagt: Ikke legg ved filer i selve eposten! Om du legger ved filer, fyller du opp plassen i innboksen til mottakeren og gjør det litt mer tidkrevende for mottakeren å se/høre det du har lagt ved (siden de da må laste vedlegget ned). Gjør det enkelt for mottakeren: bruk lenker. Her kommer EPK / pressepakka til sin rett! Soundcloud er også et godt verktøy, om du kun vil vise av musikken din.

Signatur
På slutten av eposten er det lurt å ha en fast signatur, hvor du gir mottakeren den infoen h*n trenger for å kontakte deg eller gruppa di. Signer derfor gjerne med: Fullt navn + navn på gruppe/artist + mobilnummer + epostadresse + nettsted

Oppfølging

Etter du har sendt ut epostene dine, er det bare å vente på svar!

Men det er ikke alltid du får svar. Da er det viktig å purre. Send gjerne en oppfølgings-epost i samme epost-tråd, hvor du vennlig minner om at du har sendt en henvendelse og venter på svar. Du bør vente minst én uke med å purre, slik at mottakeren har fått tid til å lese eposten. Det går også an å ta en kort telefon og spørre om mottakeren har fått sett på eposten din.

Om du har lagd deg en egen booking-oversikt, som beskrevet i starten, er det lurt å notere når du sendte første epost – og eventuelt når du har purret. Da er det enkelt å holde oversikt over hvem du har kontaktet når, og når det er på tide å purre dem igjen. Om du ikke får et endelig svar eller får avslag, er det bare å flytte fokuset til neste spillested!

Eksempel på booking-epost

Her er et eksempel på hvordan en booking-henvendelse kan se ut på epost:

Til: Sharif Mikkelsen
Emne: Three Brothers Band release-turné – til Hula Scene i april?
Fra: Torbjørn Hammer

Hei Sharif,

Jeg heter Torbjørn Hammer og spiller i jazz-trioen Three Brothers Band. 4. april slipper vi vårt nye album «Are We Brothers?», og jeg sitter nå og planlegger en turné i den forbindelse.

Vårt forrige album, «Three Days’ Silence» (2019), mottok gode anmeldelser og ble feiret med utsolgte konserter både i Oslo og Trondheim, og det har nå blitt spilt 34 000 ganger på Spotify. Musikken på det nye albumet henter inn ny inspirasjon, og kan best beskrives som et musikalsk møte mellom moderne jazz og japansk tradisjonsmusikk.

For den nye turnéen, har vi veldig lyst til å spille hos dere og ærverdige Hula Scene i Haugesund, og lurer på om dere har noen ledige helgedatoer i april? Vi har allerede booket konsert i Bergen den 24. april, så datoer rundt dét er å foretrekke! 

Her finner du pressepakken vår for mer info og for å høre utvalgte låter som kommer på det nye albumet:
www.dropbox.com/Threebrothersband

Ser fram til å høre fra deg!

Med vennlig hilsen
Torbjørn Hammer
Three Brothers Band
+ 47 900 00 000 / torbjorn.hammer@gmail.nu
www.threebrothersband.no